El Presupuesto del Área de Recursos Humanos

Presupuesto para la Gestión de personas: necesidad o responsabilidad

Es usted responsable de un área de Recursos Humanos? De qué manera gestiona su presupuesto? Tiene su área un presupuesto propio?

Estas preguntas surgieron, luego de brindar conferencias dirigidas a profesionales de RRHH quienes comentaron que, a diferencia de otras unidades de su empresa, su área no contaba con presupuesto propio y que el responsable de la misma, no diseñaba ni definía su propio plan presupuestario.

Algunas definiciones preliminares

Entendemos como presupuesto, al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una unidad organizativa durante un período, que por lo general se realiza en forma anual.

El presupuesto permite, en términos de valores económico-financieros, realizar la planificación de recursos necesarios para cumplir determinados objetivos.

Si los objetivos del área de Recursos Humanos, están relacionados con la gestión de personas: reclutamiento y selección, capacitación, reconocimiento, desarrollo de personas, calidad y ambiente laboral, entre otros; resulta absolutamente necesario que cuente con recursos económicos para hacerse cargo de este tipo de responsabilidades.

Si aún no incursionaron en el diseño y definición de su presupuesto, en este artículo, intentamos ayudarlo a embarcarse en este desafío que es a nuestro entender es más que una necesidad; es una responsabilidad de la que los profesionales de Recursos Humanos deben hacerse cargo.

Partiendo del Presupuesto de base cero

Para organizar un primer presupuesto cada ítem incluido debe estar justificada antes de ser incluido, por lo tanto, el proceso comienza con una hoja en blanco.

El presupuesto requiere la recopilación de muchos datos. Desde la perspectiva de Recursos Humanos, algunos de los datos necesarios para crear un nuevo presupuesto son los siguientes (incluyendo servicios internos o brindados por terceros):

• Costos reales incurridos en el año en curso.
• Número de personas a contratar previstas para el próximo año.
• Programas de capacitación/desarrollo resultado de la DNC (detección de necesidades de capacitación).
• Aumentos de costos o proyecciones previstas.
• Nuevos beneficios / programas planificados.
• Otros cambios en las políticas, la estrategia de negocio, ley o regulación que pueden afectar los costos.

Si bien hay muchos rubros que pueden no estar incluidos al elaborar el presupuesto de del área de Recursos Humanos, a continuación brindamos una lista de los más frecuentes sin orden de prioridad.

Reclutamiento y Selección

• Contratación de publicaciones
• Honorarios (valor hora/mes del profesional)
• Contratos de trabajo temporal
• Evaluaciones psicotécnicas
• Evaluación de potencial
• Pre-ocupacional
• Verificación de antecedentes
• Los costos de impresión, formularios de postulación, publicidad en centros de estudio
• Desarrollo web / mantenimiento
• seguimiento de los costos del sistema de selección
• Gestión de Ingresos

Capacitación y Desarrollo

• Programas internos

• Programas externos
• Cuotas de inscripción
• Gastos de viaje
• Costos de exámenes y certificación
• Honorarios de consultoría / sueldo entrenadores
• Materiales de los programas
• Suministros para los asistentes
• Alquiler de equipos/salas

Reconocimiento y Relaciones Laborales

• Programa de Reconocimiento
• Incentivos / Premios
• Administración evaluación de desempeño
• Software de evaluación
• Honorarios asesoramiento legal
• Gastos de recolocación
• Sugerencia premios del programa
• Relaciones laborales (abogados, consultores)
• Gestión de la diversidad

Salud, Seguridad y Protección

• Higiene y seguridad laboral
• Programas para dejar de fumar / salud /obesidad
• Gimnasio
• Seguridad formación / promoción
• Prevención de la stress laboral

Otros

• Planificación estratégica (datos / consultores)
• Encuesta de salarios
• Programas de RSE
• Administración del Sistema de Recursos Humanos
• HR bases de datos de suscripciones / libros
• Intranet diseño y mantenimiento
• Community management

Compensaciones y beneficios (puede presupuestarlo RRHH, pero los costos se distribuyen entre c/u de las áreas de la empresa según corresponda)

• Salarios
• Costos de nómina
• Horas extras
• Compensación e incentivos
• Salud
• Seguro de vida
• Aportes
• Comedor, cafetería
• Gastos Teletrabajo
• Previsión desvinculaciones

Diseñar el presupuesto del área de Recursos Humanos

En principio para diseñar el presupuesto de RRHH, se debe almacenar en forma sistemática la información y datos necesarios en relación a la gestión de personas, para luego definir el plan presupuestal y contar con los fondos necesarios, que permitan apoyar los objetivos de la empresa.

Una vez recopilados los datos y definidos los rubros/apartados que se incluirán en el presupuesto, la tarea es la de relevaren forma conjunta con sus responsables; las necesidades de servicio/atención que requerirán cada una de las unidades de la empresa, en relación a la gestión de personas, para el próximo año.

Si se define que el área es la responsable de la gestión de todos los servicios de Recursos Humanos (propios o tercerizados), entonces corresponderá asignar todo el presupuesto a esta unidad. Si esto no es así, con toda la información relevada, se podrá determinar qué parte del presupuesto corresponde plenamente a Recursos Humanos y cuáles serán los valores que deberán distribuirse, para el registro contable, entre las áreas involucradas.

Clima, Cultura y Compromiso tres aliados de la empresa… y de su gente

Presentación clima cultura compromiso from Viviana Levy

El camino para la productividad: Trabajo Colaborativo

Históricamente las empresas apostaron a la selección de Talentos para cumplir con sus objetivos de negocio. Individualidades con condiciones superlativas, para poder ocupar los puestos críticos y liderar el crecimiento de la organización.

Durante mucho tiempo, en reclutamiento y selección, el acento se puso en encontrar las personas que pudieran llevar adelante las responsabilidades de su puesto, por su mayor conocimiento, experiencia y destreza. Las evaluaciones psicotécnicas apuntaban a detectar las habilidades cognoscitivas, técnicas y actitudinales, para adecuarse a los requerimientos del puesto y de la empresa. En caso de niveles de Supervisión o Gerenciales, también se evaluaban las competencias de gestión y liderazgo.

Sin embargo, los últimos trabajos en organizaciones, nos han demostrado que, cuando la gente integra equipos de proyectos, aportando diferentes visiones, con diferentes lenguajes y estilos de pensamiento; los resultados son muy superiores, se acortan los plazos de resolución y las personas se retroalimentan en términos de conocimiento, experiencia y relacionamiento.

Las empresas que comenzaron a implementar este tipo de experiencias intra e inter áreas, han descubierto los beneficios en términos de inversión y  optimización de respuestas.

Las primeras experiencias exitosas, se desarrollaron en las áreas de Tecnología, en las que los integrantes de los equipos, dominaba alguna de las especializaciones de TI y aportaban su visión y conocimientos, sin los cuales no se podían alcanzar los objetivos del proyecto.

Ya no se trata de fomentar el trabajo en equipo; se trata de comprender verdaderamente qué es lo que cada integrante de un equipo puede aportar al resultado final. Se trata de comprender que la inteligencia colectiva es mucho más que la suma de las inteligencias individuales; implica el compromiso y mentalidad de colaboración de cada uno de los integrantes de los equipos colaborativos.

A diferencia de la Torre de Babel; las distintas lenguas, en lugar de impedir la construcción,  la facilitarán y contribuirán al desarrollo de un conocimiento superior; solo es cuestión de aceptar que otros hablan, piensan y aportan aunque no comprendamos el idioma en que lo hacen. Se trata de confiar en el otro y utilizar las herramientas adecuadas para el entendimiento y la complementariedad superadora en el trabajo.

Hoy te acerco un primer mind map con componentes indispensables para el Trabajo Colaborativo.

Capacitación 2.0

Las herramientas de la web 2.0[1] son muy potentes y útiles y las áreas de Recursos Humanos no pueden estar ajenas a su utilización, ya que optimizan y facilitan el trabajo con y hacia las personas.

En Argentina más del 75% de la población, cuenta con conexión a internet. No es este un dato suficiente para comprender que esta “moda” del 2.0 llegó para quedarse y expandirse?

Al igual que para decidir qué portales o aplicaciones utilizamos para reclutamiento y selección; lo importante, es definir claramente las necesidades de la empresa y, a través de un análisis de su cultura, precisar cuáles son las herramientas 2.0 más adecuadas para capacitar.

Hoy es difícil apostar a la formación presencial en el horario laboral y hacer que los empleados se desplacen desde sus lugares de trabajo para ir a un curso, aún cuando los capacitadores se acerquen a la empresa (contando que ésta tenga salones de capacitación adecuados para brindar sus cursos y que todos sus empleados se encuentran en el mismo país y en el mismo local).

Sin embargo es altamente posible que los equipos cuenten con un tiempo semanal para encontrase (aunque sea virtualmente), a mirar un video y luego reunirse para discutir sus conclusiones, dudas y la relación del mismo con su tarea. Cómo equipo podrán detectar cuáles son sus fortalezas y los puntos a mejorar en su área y de esa manera colaborar para generar un plan de acción para la mejora.

Está claramente demostrado que la capacitación en la que el trabajador es un receptor pasivo de conocimiento, genera muy pocos resultados. Si revisamos la curva del olvido de Ebbinghaus, queda explicado científicamente que aquello que no se “practica” se pierde al poco tiempo.

Es difícil acumular conocimiento útil (son pocas las personas que pueden recordar cosas que probablemente nunca vayan a aplicar). Y aún en el caso que pudiéramos recordar todo lo aprendido en cursos (teóricos o que desarrollan dinámicas participativas o juegos de simulación, etc.), es necesario que luego nuestra mente pueda aplicar los conocimientos apropiados en las situaciones que lo requieren.

Entonces, cuál es la propuesta para desarrollar en forma efectiva y duradera a las personas en la empresa?

1.       Detectar clara y efectivamente las necesidades de desempeño de la empresa,

2.       Determinar el nivel actual de sus colaboradores,

3.       Determinar el Gap entre lo que necesita y lo que realmente tiene,

4.       Definir cuáles de los valores de ese Gap son capacitables,

5.       Quiénes y a qué nivel, requieren formación para reducir el gap diagnosticado,

6.       Definir capacitaciones, metodología y tiempos en los que se piensa lograr los resultados esperados,

7.       Aplicar los aportes de la web 2.0 en cada una de las etapas del proyecto,[2]

8.       Finalmente y una vez puesto en marcha el pequeño o gran plan, evaluar de forma constante los efectos de la formación, que nos permitan corregir el camino a tiempo, para cumplir los objetivos planteados.

En América RH, además implementar desarrollos de entrenamientos y capacitaciones 2.0 a medida de las necesidades de las empresas; colaboramos con los equipos de RR.HH, en la integración de herramientas de la web 2.0, para que éstos puedan brindar a sus clientes internos el valor agregado que ellos merecen.

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[1] El término Web 2.0 está asociado a aplicaciones web que facilitan el compartir información, la interoperabilidad, el diseño centrado en el usuario y la colaboración. Se diferencia de los sitios web donde los usuarios se limitan a la observación pasiva de los contenidos que se ha creado para ellos. 

[2] Google Apps, hotpotatoes, prezi, wiki, youtube, wingu, blogger, survey monkey, facebook, linkedin, etc

Gestión de Recursos Humanos en la Revista Gestión de Personas

Gestión de Recursos Humanos: Tendencias y Desafíos

Comparto con ustedes la presentación realizada el 4 de junio de 2012 en Montevideo, Uruguay, con preocupaciones y tendencias actuales en la gestión de personas. Entre ellas temas fundamentales como los avances tecnológicos y cómo aprovecharlos en recursos humanos; la necesidad de profundizar sobre el bienestar y beneficios para las personas que trabajan en las empresas; cómo planificar la tercerización de procesos que dejaron de ser el “core” de RH; la capacitación como herramienta de desarrollo, que brinde respuestas al tipo de aprendizaje que requieren las personas y las  organizaciones y la Gestión de la fuerza de trabajo móvil, beneficios del teletrabajo como motivación, reducción de gastos y mayor productividad para la empresa.

http://www.slideshare.net/vivianalevy/tendencias-y-desafos-en-recursos-humanos-vivianalevy

Definir necesidades de capacitación de las empresas

Todos sabemos que contar con personal bien preparado en lo técnico y alineado en  lo actitudinal, es parte de la clave del éxito de las empresas. 

En un mundo ideal, las organizaciones podrían ser capaces de contratar personas que ya cuentan con las destrezas exactas necesarias para su negocio. Pero en un mercado laboral, tan competitivo como el actual, la demanda de trabajadores calificados supera con creces la oferta.

Aquí es donde debe comenzar a intervenir la capacitación empresarial, no sólo como herramienta de desarrollo de los empleados que necesitan calificación profesional o técnica, sino como inversión para que las personas puedan acompañar el futuro de la compañía. 

Y si avanzamos sobre lo que necesita una organización para su futuro; resulta necesario hacer un paréntesis para presentar dos escenarios en los que se desenvuelven las empresas argentinas:

Escenario 1: En algunas organizaciones la carrera dentro de la empresa está planificada. Desde el ingreso, y de acuerdo al puesto, cada persona puede saber hasta dónde puede llegar y en qué tiempos.

Escenario 2: En gran parte de las empresas argentinas, cada año, los Gerentes, Directores o Jefes, a solicitud de la Gerencia de RR.HH, deciden cuáles serán las necesidades de capacitación para el período siguiente. La información de las evaluaciones de desempeño, les dan la pauta de cuáles son las fortalezas y debilidades de la gente de su equipo y por lo tanto en qué temas debe capacitarse.

Si nos pusiéramos a buscar como en el juego de las diferencias qué distingue a estos dos escenarios, lo primero que rápidamente encontraríamos es que mientras en las primeras empresas, existe un plan estratégico, en gran parte de las empresas de argentina, cada líder ejecuta su plan sobre la base de lo que se requiere para el área en la que trabajan.

Como esto no es el juego de las diferencias, lo importante de este análisis es que, en tanto la mirada en relación al negocio para algunas empresas se extiende desde hoy hasta por lo menos 15 años (con las correspondientes correcciones de rumbo, de acuerdo a mercado), para otras el horizonte está como máximo a un año de distancia e implementan ajustes cuando los acontecimientos los obligan a realizar cambios durante ese período.

Volvamos a fijar nuestra atención en los equipos de Recursos Humanos y la Capacitación Empresarial.

El área de Recursos Humanos muchas veces es blanco de críticas, tanto por parte de las Gerencias como de los colaboradores de las empresas. Los Gerentes se quejan porque no cuentan con los colaboradores capacitados en el momento que lo necesitan y los colaboradores se quejan porque no pueden capacitarse en las temáticas que les interesan o no son elegidos para realizar los cursos que se estipularon para el año.

En realidad no es cuestión de rechazar o compartir culpas. Tanto Gerentes, Equipo de Recursos Humanos y Colaboradores deben reconocer en qué tipo de empresa están trabajando.

Si trabajan en organizaciones del primer escenario: Recursos Humanos seguramente se desenvuelve conjuntamente con la Alta Gerencia y el Equipo Gerencial, desplegando las herramientas previamente definidas, para que todos los colaboradores alcancen su mayor rendimiento en función de la estrategia global y esto se comunica por los canales apropiados.

En este caso, no hay culpas que repartir; cada uno de los integrantes de la empresa ocupa su rol y se preocupa por desarrollarse dentro de la empresa, para que ésta también se desarrolle.

Si la empresa se desplaza dentro del segundo escenario, el área de Recursos Humanos, trabajará en el diseño del plan de capacitación anual, relevando con diferentes herramientas las necesidades de cada área y luego organizará cursos y talleres grupales o individuales; ó contratará a Consultores, Institutos ó Universidades que se encarguen de esta tarea. En este caso es muy probable que se cometan errores, en relación a las personas elegidas para participar de los cursos, la temática de los mismos ó con la institución de capacitación seleccionada.

En un artículo anterior Esos raros modelos nuevos: Recursos Humanos se da vuelta; planteaba que: “Las áreas de Recursos Humanos, deberán asesorar a los líderes sobre las mejores prácticas de gestión de personas; ayudarlos a capacitarse en las herramientas más adecuadas para administrar sus equipos, diseñar planes de capacitación adecuados a los objetivos de cada gerencia y su personal.

Deberán implementar herramientas de medición de resultados de la capacitación acordes a las necesidades de los proyectos.”

Para poder ocupar este lugar de asesores en caso que sean responsables del área de Recursos Humanos de una empresa del segundo escenario, antes de volver a diseñar el Plan de Capacitación, les sugiero iniciar este camino, que apuntalará claramente al sentido de pertenencia, el reconocimiento y el compromiso laboral:

1. Elaborar estrategias que favorezcan el trabajo en equipo entre las diferentes Gerencias de la organización y entre las Gerencias y la Dirección.
2. Preguntarse y preguntar a los líderes: qué necesitan las personas en mi empresa y qué necesita mi empresa de las personas.
3. Implementar herramientas que faciliten la planificación a corto, mediano y largo plazo.
4. Diseñar, junto con cada Gerencia el mapa de puestos actual, el necesario y el futuro.
5. Ayudar a las Gerencias a establecer metas compartidas, además de las herramientas de medición para el cumplimiento de las mismas.
6. Comenzar a desarrollar campañas de comunicación dirigidas a todos los colaboradores de la empresa, sobre temas de Recursos Humanos (selección, carrera, capacitación, etc.).
7. Asesorar sobre cuáles son las temáticas y modalidades de capacitación y desarrollo, que más se adecuan a la problemática actual y futura de la empresa.
8. Acompañar a las Gerencias en los lanzamientos de los Planes de Capacitación, elaborados en conjunto con Recursos Humanos y patrocinados por la Dirección.

Siguiendo estas sugerencias, y con el apoyo de sus pares y de la Dirección, Recursos Humanos logrará colaborar con el alineamiento de la empresa hacia el segundo escenario en el que, cada uno de los integrantes de la organización, encontrará un lugar más confiable y más seguro para trabajar y desarrollarse.


Viviana Levy
@vivianalevy

Tips para diseñar un Programa de Capacitación en su empresa

  1. Formación como inversión. La razón para decidir desarrollar programas de formación a menudo se considera opcional en muchas empresas y esto se debe a que esta es considerada como un gasto y no una inversión. Si bien es cierto que el entrenamiento puede ser costoso al principio, es una inversión a largo plazo en el crecimiento y el desarrollo de las personas que trabajan en la organización.
    2.   Determinar necesidades. Se debe decidir cuál es el enfoque del  Programa de Capacitación: determinar qué habilidades son las más pertinentes para abordar las necesidades de la empresa actual o futuro, o lo que va a proporcionar mayor retorno de la inversión. 

3.        Promover la cultura de aprendizaje. Las empresas aprenden en la medida que aprende su gente por lo tanto es importante comunicar a las personas, las expectativas de perfeccionamiento que tiene la empresa respecto de  competencias y habilidades para que se mantengan ó mejoren e el nivel de trabajo. Asegúrese de apoyar los esfuerzos de su gente y proporcionar los recursos necesarios para lograr este objetivo.

4.       Asegurar que la Dirección apoya la experiencia. Una vez que han desarrollado una lista de prioridades de temas de capacitación que atiendan las necesidades clave dentro de su empresa, es necesario convencer a la Dirección para que se ponga al frente de la iniciativa.

5.       Comenzar de a poco. Antes de desplegar el Programa de Capacitación dentro de  un área o nivel dentro de la organización, ensaye  con un pequeño grupo y luego analice sus comentarios. Este tipo de evaluación prospectiva, muestra las debilidades del Plan y ayuda a afinar el proyecto global.

6.       Elegir los mejores instructores y materiales de excelente nivel.  A quién seleccione para impartir la capacitación, hará una diferencia importante en el éxito de sus esfuerzos, ya sea un Capacitador profesional o, simplemente una persona del staff. Que la empresa se quede con los derechos de los materiales de capacitación también es importante ya que estos se convierten en recursos valiosos para las personas capacitadas y mucho más si realizan formación de formadores.

7.       Encontrar el espacio de capacitación adecuado. Seleccione un lugar que sea propicio para el aprendizaje. Elija un ambiente tranquilo y lo suficientemente amplio como para aprovechar los materiales diseñados. Asegúrese de que el espacio esté equipado con computadora proyector, pizarra y todo lo necesario para presentar una sesión de capacitación estimulante.

8.       Aclarar la relación entre capacitación y desempeño. Para que las personas comprendan que la formación que están recibiendo es relevante para su trabajo, es importante que se expliquen las conexiones desde el principio, para que no vean  las sesiones de entrenamiento como una pérdida de tiempo. Los colaboradores deben percibir la formación como un importante aporte a su desarrollo profesional. 

9.        Capacitar en forma permanente. No limite el espacio de capacitación únicamente al entrenamiento de nuevos colaboradores. Los planes de capacitación continua permitirán mantener los niveles de desempeño de los colaboradores que lo requieran, y los motivará  a crecer y a mejorar profesionalmente.

10.   Medir los resultados. Sin resultados tangibles, es casi imposible ver la formación como una inversión y no como un gasto.  Determine el indicador de medición que utilizará (crecimiento de producción, ó de ventas, etc.) y que considerará como un resultado razonable de la capacitación impartida. Siempre es más fácil contar con fondos necesarios para  futuros entrenamientos, si se pueden mostrar resultados concretos.