“TRUCOS” PARA QUE NUESTROS INTERLOCUTORES NOS COMPRENDAN SIN HACER ESFUERZOS

Lograr que nuestra audiencia nos comprenda sin hacer esfuerzos extras, exige de parte nuestra, de un trabajo de ejercitación de algunas herramientas que nos facilitarán ese camino.


Viviana Levy

COMUNICACIÓN VERBAL
Existen muchas formas de estímulo mediante los cuales pueden comunicarse los individuos; uno de ellas es la comunicación verbal: Es el proceso a través del cual se transmite información oralmente, los mensajes son captados por los oídos.
Este tipo de comunicación le permite al orador y a los participantes tener una comunicación directa, por lo que se recomienda que esta comunicación sea:
1. Clara: con un lenguaje simple y uso constante de ejemplos.
2. Directa: reducir al mínimo el tiempo que va de la emisión del mensaje a su recepción.
3. Precisa: enfatizar las ideas principales.
4. Concisa: evitar la excesiva longitud de los mensajes.

LA VOZ
Durante la presentación hay que cuidar la voz:
Una voz monótona, desagradable, un volumen bajo, etc. lleva a la audiencia a desconectar. Normalmente uno no conoce su propia voz, de ahí que se sorprenda cuando se escucha en una grabación.
Oírse en una grabación es muy útil ya que permite familiarizarse con la voz, oírla como la oyen los demás. Es la manera de conocer como suena, como resulta, que defectos hay que corregir.
Aunque la voz sea difícil de cambiar, si se pueden mejorar algunos defectos que dificultan su comprensión o que la hacen poco atractiva (una voz nasal, una voz excesivamente fina o ronca, etc.).
1. Hay que saber MODULAR LA VOZ: subir y bajar el volumen, cambiar el ritmo, acentuar las palabras; todo ello ayuda a captar la atención del público.
2. Hay que JUGAR CON LA VOZ para ENFATIZAR los puntos importantes del discurso, destacar ideas, introducir nuevos argumentos, contar anécdotas, resaltar las conclusiones, etc. Por ejemplo, si se realiza una afirmación hay que hablar con determinación (voz firme, alta, sin titubeos); en otras partes del discurso (una explicación, una anécdota, etc.) se puede utilizar un tono más distendido, más relajado.
3. HABLAR CLARO, esforzarse en vocalizar con mayor precisión que de costumbre, remarcar los finales de palabra, etc.

Un aspecto que hay que cuidar especialmente es el VOLUMEN:
En la vida ordinaria uno suele hablar con personas muy próximas, lo que determina que uno se acostumbre a hablar bajo.
Cuando se habla en público hay que hacer un esfuerzo por hablar más alto. Hay que conseguir que la voz llegue con claridad a todo el auditorio.
Un fallo que se suele cometer es empezar las frases con un volumen elevado e ir disminuyéndolo a medida que se avanza, de modo que el final de la frase parece como si careciese de importancia.
También es muy frecuente hablar demasiado rápido, tendencia que se intensifica cuando se habla en público (debido a los nervios). Dificulta la comprensión y proyecta una imagen de nerviosismo.
Cuando la audiencia es medianamente numerosa (más de 50 personas) es conveniente utilizar micrófono, lo que exige una cierta práctica:
El micrófono hay que mantenerlo siempre a la misma distancia de la boca (si se acerca y se aleja el volumen presentará oscilaciones).
Una regla de oro cuando se habla en público es la naturalidad: El público agradece la naturalidad y aborrece lo artificial.
Si uno tiene acento no tiene por qué ocultarlo (espontaneidad), pero tampoco exagerarlo (dificultaría la comprensión).

LOS SILENCIOS
Dentro de la comunicación verbal hay que destacar la importancia de los silencios.
El silencio juega un papel fundamental en toda comunicación verbal, por lo que hay que saber utilizarlo de forma adecuada, se debe utilizar de forma consciente (para establecer pausas, destacar ideas, dar tiempo a la audiencia a asimilar un concepto, romper la monotonía de la exposición, etc.).
El silencio no se puede utilizar aleatoriamente, sin un fin determinado, ya que lo único que haría sería interferir en la comunicación, dificultándola.
Hay que vencer el miedo que sienten muchos oradores que evitan el silencio a toda costa (piensan que rompen la comunicación).

EL LENGUAJE
Hay que utilizar un lenguaje apropiado para el público al que uno se dirige, ya que lo primero que uno debe procurar es ser entendido. De ahí la importancia de tener una cierta idea del tipo de público que se espera que asista a la presentación.
Únicamente se emplearán términos técnicos si la audiencia conoce su significado. Si se utilizan abreviaturas o acrónimos hay que estar seguro de que el público sabe lo que significan, si no habrá que explicarlos. No se deben utilizar palabras extranjeras salvo que no hubiera un equivalente en castellano, en cuyo caso hay que saber pronunciarlas correctamente.
Hay que evitar emplear "muletillas" que a veces se intercalan continuamente en la conversación sin que uno sea consciente (como ven…, se entiende?..., esteeee…, me siguen?, mmm… , eeee…, etc.).

El efecto que producen es terrible (bastaría que uno se oyese en una grabación para darse cuenta de esto).
La regla que debe presidir todo discurso es la de la sencillez.
El lenguaje debe ser preciso y directo, con frases sencillas y cortas, utilizando tiempos verbales simples.

LENGUAJE NO VERBAL
El discurso no consiste simplemente en leer un texto (para eso sería más fácil repartir fotocopias a los asistentes), sino en exponer de manera convincente unas ideas.
El discurso hay que interpretarlo, hay que sacarle todo su "jugo", hay que enfatizar, entusiasmar, motivar, convencer, persuadir, etc.
La presentación tiene que ir encaminada a captar (y mantener) la atención del público y a facilitar la comprensión del mensaje.
No se trata de asombrar al público con lo que uno sabe, con la riqueza del vocabulario que emplea, con la originalidad del estilo que utiliza.
Lo que hay que tratar es de llegar al público de la manera más directa, más fácil y, a la vez, más sugerente.
El orador tiene que cuidar el ritmo de su presentación, tratando de mantener la emoción y la atención del público durante toda la presentación, evitando atravesar por momentos de gran intensidad, seguidos por momentos de escaso intereses (se arriesgaría a perder la atención de la audiencia).
La persona que interviene tiene que ser muy consciente de que además de utilizar un leguaje verbal (lo que dice, cómo lo dice, vocabulario empleado, entonación, volumen de voz, énfasis, etc.), utiliza también un lenguaje corporal que el público capta con igual claridad (gestos, movimientos, expresiones, posturas, posición en el estrado, etc.).
Este tipo de comunicación expresa mucho más de lo que tradicionalmente pensamos o aceptamos. Muchas de las respuestas que obtenemos por parte de nuestros interlocutores están determinadas por nuestra comunicación no verbal.

ADEMANES: con los ademanes las cosas se dicen dos veces.
Se debe cuidar que los ademanes sean acordes a lo se desea expresar.
Evitar introducir nuestras manos en los bolsillos o los brazos cruzados al frente que impidan surgir los ademanes en forma natural. El ademán debe ser natural. Un ademán brusco o forzado distrae, denota inseguridad o nerviosismo. Se debe evitar también manías que distraigan a los participantes como jugar con objetos.

POSTURA Y MOVIMIENTO CORPORAL la postura y movimiento corporal de un orador es símbolo de: fuerza, dinamismo, agresividad adecuada.
En la comunicación no verbal de un orador se recomienda hablar de pie: genera control sobre el grupo. El cuerpo debe de permanecer confortablemente derecho. Evitar apoyarse en la pared o en el escritorio. Caminar seguro por el auditorio.
w En relación con la MANERA DE VESTIR del orador y con el propósito de causar buen impacto en los participantes, se recomienda lo siguiente:
Proyectar una personalidad propia, sobria. Evitar vestuarios llamativos o vistosos. Vestir con pulcritud y acorde a la hora, clima y ambiente de la reunión.

MIRADA: la vista es el elemento de mayor control y de autoevaluación de una presentación.
Hay que tratar de abarcar con la mirada todo el auditorio, enfocando las distintas zonas (pero evitando hacer un efecto "barrido").
En lugar de mirar difusamente a la masa, hay que tratar de individualizar rostros concretos, moviendo la mirada entre el público y fijándola en personas determinadas, tratando de dar cobertura a toda la audiencia.
A veces, de manera inconsciente, se comete el fallo de dirigir la mirada preferentemente a una zona determinada de la sala (por ejemplo, al público que está sentado en las primeras filas, o a la parte derecha del auditorio).
El resto del público puede llegar a pensar que no se le está prestando la debida atención.
Mientras alguien formule una pregunta se le dirigirá la mirada, pero cuando se responda se mirará a toda la audiencia (todos pueden estar interesados en conocer la respuesta).
Además hay que evitar la mirada hacia el techo o piso y hacia los equipos o materiales de apoyo.

IMAGEN
Desde el momento en el que el orador sube al estrado el público comienza a fijarse y a analizar multitud de factores (como se mueve, su grado de nerviosismo, como va vestido, su tono y volumen de voz, sus gestos, tics nerviosos, seriedad o sonrisa, etc.) y con todo ello se va formando una imagen del orador que puede considerar interesante, aburrida, sugerente, intrascendente, atractiva, patética, ridícula, etc.
Esta imagen que el público se forma influye decisivamente en el interés que va a prestar a la presentación, así como en su predisposición a aceptar o no las ideas presentadas.
Si esta imagen es positiva, el público será mucho más proclive a aceptar los argumentos presentados, mientras que si es negativa tenderá a rechazarlos o a no prestarles atención.
El orador debe proyectar una imagen de profesionalidad, de desenvoltura, de dominio de la materia, etc.
Además del lenguaje verbal y corporal, el orador también transmite una imagen personal que será valorada positiva o negativamente por el público.
Hay que tratar de proyectar una imagen positiva. Una imagen agradable, abierta (aunque uno sea un tímido empedernido), atractiva, etc., es valorada favorablemente por el público y ayuda a ganarse su estima.

Un cambio de dirección en la visión de Recursos Humanos: el papel de la gestión de las personas en las organizaciones de hoy

Al intentar responder a la pregunta de cuál es la verdadera utilidad de las políticas de Recursos Humanos hoy y su influencia en el crecimiento de las empresas; me vi obligada a realizar una investigación sobre la evolución de los conceptos y funciones de recursos humanos desde sus inicios hasta ahora.

Si la evolución social, cultural, de los mercados y la evolución tecnológica, (especialmente en todo lo referido a la velocidad acceso a la información), ha resultado una verdadera ruptura con el siglo anterior; las Gerencias de Recursos Humanos, estarán preparadas para acompañar exitosamente esos cambios tan importantes en sus empresas?

Para mi sorpresa, la lectura de vasta bibliografía, descubrí que continuábamos utilizando conceptos similares aunque con nombres diferentes y que en gran parte de las empresas ha existido muy poca innovación en este ámbito.

Pude entonces despejar una pregunta: Qué tipo de salto debería haber dado RR.HH. para estar a la altura del giro que han dado los negocios en esta nueva era? Y si lograra definirlo luego tendría que responder, si es que no lo ha logrado cuánto le falta para alcanzar esta meta.

Mirando hacia atrás, en estos últimos 20 años, las áreas de Recursos Humanos, aumentaron la cantidad de personal que las integra, sumando actividades de gestión, a la clásica administración de personal: reclutamiento, selección, capacitación, evaluación, beneficios, etc.

Esto respondería en parte a mi pregunta. Recursos Humanos ha realizado un salto cuantitativo en relación a las responsabilidades que ha ido incorporando y asumiendo.

Sin embargo existen aún grandes posibilidades de crecimiento cualitativo para acercarse a la meta esperada; que entiendo, resolverían la pregunta base de este trabajo:

1. La incorporación real de la función de RRHH en la estrategia de las empresas, de tal forma que aporte el valor añadido deseado y supere, por tanto las actividades administrativa y/o técnicas. En este sentido, le corresponde a la Gerencia General comprender que si el capital humano (lo que éstas cuestan contra lo que aportan al negocio), está incluido en la Planificación Estratégica; el aporte de un Gerente de Recursos que cuente con los datos e indicadores y variables del personal; cumplirá un rol fundamental para tomar decisiones correctas sobre hacia dónde dirigirse.
2. Impulsar, junto al resto del equipo directivo de las empresas, cambios organizativos que orienten a las personas hacia el cliente, trabajando en equipo y buscando la innovación. El equipo de RRHH es un aliado del resto de las Gerencias, ya que puede tener las herramientas para adelantarse a sus necesidades, percibir el ritmo de la operación, saber cuánto les interesa el cliente a los empleados y cómo reaccionan frente a las decisiones de la empresa.
3. Mejorar los sistemas de compensación (actualmente de tipo individual), más objetivos y motivadores, para que éstos sean acordes a las propuestas de trabajo en equipo, participación en proyectos, etc. Hoy se necesita trabajar en equipo, por lo tanto hay que motivar sobre el éxito proyectos, el logro de consensos, el acuerdo entre áreas.
4. Dotar de mayores competencias a las personas de todas las posiciones de la empresa, propiciando su formación. Es fundamental que la Gerencia General cuente con los datos claros en términos de cómo retorna la inversión que se hace sobre la gente. Si una persona ingresa con determinado potencial, se la capacita en las temáticas que la empresa requiere y llega en los tiempos planificados a cumplir con sus objetivos de carrera; esto significa que la empresa no tiene que pagar para buscar en el mercado lo que le falta, cada vez que necesita cubrir una posición. Eso es retorno de la inversión.
5. Activar circuitos de comunicación, buscando soluciones y acercándose a la “realidad de la empresa” en forma permanente. Crear redes, entre diferentes áreas o niveles de la organización, facilita el intercambio de conocimientos y el aumento de la productividad por la rapidez con que comienza circular la información. Esto resulta similar a cómo se produjeron los vertiginosos avances de la tecnología.
   
   Finalmente, y solo como refuerzo de lo propuesto, la nueva dirección de las Gerencias de RRHH comienza a hacerse “visible” a partir del cumplimiento de sus planes, el trabajo sobre indicadores de gestión y la responsabilidad de dar seguimiento a cada una de sus acciones.
   
   Y ahora… si su empresa ya cuenta con todo esto; no lo dude, su empresa es un “caso de éxito”