Definir necesidades de capacitación de las empresas

Todos sabemos que contar con personal bien preparado en lo técnico y alineado en  lo actitudinal, es parte de la clave del éxito de las empresas. 

En un mundo ideal, las organizaciones podrían ser capaces de contratar personas que ya cuentan con las destrezas exactas necesarias para su negocio. Pero en un mercado laboral, tan competitivo como el actual, la demanda de trabajadores calificados supera con creces la oferta.

Aquí es donde debe comenzar a intervenir la capacitación empresarial, no sólo como herramienta de desarrollo de los empleados que necesitan calificación profesional o técnica, sino como inversión para que las personas puedan acompañar el futuro de la compañía. 

Y si avanzamos sobre lo que necesita una organización para su futuro; resulta necesario hacer un paréntesis para presentar dos escenarios en los que se desenvuelven las empresas argentinas:

Escenario 1: En algunas organizaciones la carrera dentro de la empresa está planificada. Desde el ingreso, y de acuerdo al puesto, cada persona puede saber hasta dónde puede llegar y en qué tiempos.

Escenario 2: En gran parte de las empresas argentinas, cada año, los Gerentes, Directores o Jefes, a solicitud de la Gerencia de RR.HH, deciden cuáles serán las necesidades de capacitación para el período siguiente. La información de las evaluaciones de desempeño, les dan la pauta de cuáles son las fortalezas y debilidades de la gente de su equipo y por lo tanto en qué temas debe capacitarse.

Si nos pusiéramos a buscar como en el juego de las diferencias qué distingue a estos dos escenarios, lo primero que rápidamente encontraríamos es que mientras en las primeras empresas, existe un plan estratégico, en gran parte de las empresas de argentina, cada líder ejecuta su plan sobre la base de lo que se requiere para el área en la que trabajan.

Como esto no es el juego de las diferencias, lo importante de este análisis es que, en tanto la mirada en relación al negocio para algunas empresas se extiende desde hoy hasta por lo menos 15 años (con las correspondientes correcciones de rumbo, de acuerdo a mercado), para otras el horizonte está como máximo a un año de distancia e implementan ajustes cuando los acontecimientos los obligan a realizar cambios durante ese período.

Volvamos a fijar nuestra atención en los equipos de Recursos Humanos y la Capacitación Empresarial.

El área de Recursos Humanos muchas veces es blanco de críticas, tanto por parte de las Gerencias como de los colaboradores de las empresas. Los Gerentes se quejan porque no cuentan con los colaboradores capacitados en el momento que lo necesitan y los colaboradores se quejan porque no pueden capacitarse en las temáticas que les interesan o no son elegidos para realizar los cursos que se estipularon para el año.

En realidad no es cuestión de rechazar o compartir culpas. Tanto Gerentes, Equipo de Recursos Humanos y Colaboradores deben reconocer en qué tipo de empresa están trabajando.

Si trabajan en organizaciones del primer escenario: Recursos Humanos seguramente se desenvuelve conjuntamente con la Alta Gerencia y el Equipo Gerencial, desplegando las herramientas previamente definidas, para que todos los colaboradores alcancen su mayor rendimiento en función de la estrategia global y esto se comunica por los canales apropiados.

En este caso, no hay culpas que repartir; cada uno de los integrantes de la empresa ocupa su rol y se preocupa por desarrollarse dentro de la empresa, para que ésta también se desarrolle.

Si la empresa se desplaza dentro del segundo escenario, el área de Recursos Humanos, trabajará en el diseño del plan de capacitación anual, relevando con diferentes herramientas las necesidades de cada área y luego organizará cursos y talleres grupales o individuales; ó contratará a Consultores, Institutos ó Universidades que se encarguen de esta tarea. En este caso es muy probable que se cometan errores, en relación a las personas elegidas para participar de los cursos, la temática de los mismos ó con la institución de capacitación seleccionada.

En un artículo anterior Esos raros modelos nuevos: Recursos Humanos se da vuelta; planteaba que: “Las áreas de Recursos Humanos, deberán asesorar a los líderes sobre las mejores prácticas de gestión de personas; ayudarlos a capacitarse en las herramientas más adecuadas para administrar sus equipos, diseñar planes de capacitación adecuados a los objetivos de cada gerencia y su personal.

Deberán implementar herramientas de medición de resultados de la capacitación acordes a las necesidades de los proyectos.”

Para poder ocupar este lugar de asesores en caso que sean responsables del área de Recursos Humanos de una empresa del segundo escenario, antes de volver a diseñar el Plan de Capacitación, les sugiero iniciar este camino, que apuntalará claramente al sentido de pertenencia, el reconocimiento y el compromiso laboral:

1. Elaborar estrategias que favorezcan el trabajo en equipo entre las diferentes Gerencias de la organización y entre las Gerencias y la Dirección.
2. Preguntarse y preguntar a los líderes: qué necesitan las personas en mi empresa y qué necesita mi empresa de las personas.
3. Implementar herramientas que faciliten la planificación a corto, mediano y largo plazo.
4. Diseñar, junto con cada Gerencia el mapa de puestos actual, el necesario y el futuro.
5. Ayudar a las Gerencias a establecer metas compartidas, además de las herramientas de medición para el cumplimiento de las mismas.
6. Comenzar a desarrollar campañas de comunicación dirigidas a todos los colaboradores de la empresa, sobre temas de Recursos Humanos (selección, carrera, capacitación, etc.).
7. Asesorar sobre cuáles son las temáticas y modalidades de capacitación y desarrollo, que más se adecuan a la problemática actual y futura de la empresa.
8. Acompañar a las Gerencias en los lanzamientos de los Planes de Capacitación, elaborados en conjunto con Recursos Humanos y patrocinados por la Dirección.

Siguiendo estas sugerencias, y con el apoyo de sus pares y de la Dirección, Recursos Humanos logrará colaborar con el alineamiento de la empresa hacia el segundo escenario en el que, cada uno de los integrantes de la organización, encontrará un lugar más confiable y más seguro para trabajar y desarrollarse.


Viviana Levy
@vivianalevy

Tips para diseñar un Programa de Capacitación en su empresa

  1. Formación como inversión. La razón para decidir desarrollar programas de formación a menudo se considera opcional en muchas empresas y esto se debe a que esta es considerada como un gasto y no una inversión. Si bien es cierto que el entrenamiento puede ser costoso al principio, es una inversión a largo plazo en el crecimiento y el desarrollo de las personas que trabajan en la organización.
    2.   Determinar necesidades. Se debe decidir cuál es el enfoque del  Programa de Capacitación: determinar qué habilidades son las más pertinentes para abordar las necesidades de la empresa actual o futuro, o lo que va a proporcionar mayor retorno de la inversión. 

3.        Promover la cultura de aprendizaje. Las empresas aprenden en la medida que aprende su gente por lo tanto es importante comunicar a las personas, las expectativas de perfeccionamiento que tiene la empresa respecto de  competencias y habilidades para que se mantengan ó mejoren e el nivel de trabajo. Asegúrese de apoyar los esfuerzos de su gente y proporcionar los recursos necesarios para lograr este objetivo.

4.       Asegurar que la Dirección apoya la experiencia. Una vez que han desarrollado una lista de prioridades de temas de capacitación que atiendan las necesidades clave dentro de su empresa, es necesario convencer a la Dirección para que se ponga al frente de la iniciativa.

5.       Comenzar de a poco. Antes de desplegar el Programa de Capacitación dentro de  un área o nivel dentro de la organización, ensaye  con un pequeño grupo y luego analice sus comentarios. Este tipo de evaluación prospectiva, muestra las debilidades del Plan y ayuda a afinar el proyecto global.

6.       Elegir los mejores instructores y materiales de excelente nivel.  A quién seleccione para impartir la capacitación, hará una diferencia importante en el éxito de sus esfuerzos, ya sea un Capacitador profesional o, simplemente una persona del staff. Que la empresa se quede con los derechos de los materiales de capacitación también es importante ya que estos se convierten en recursos valiosos para las personas capacitadas y mucho más si realizan formación de formadores.

7.       Encontrar el espacio de capacitación adecuado. Seleccione un lugar que sea propicio para el aprendizaje. Elija un ambiente tranquilo y lo suficientemente amplio como para aprovechar los materiales diseñados. Asegúrese de que el espacio esté equipado con computadora proyector, pizarra y todo lo necesario para presentar una sesión de capacitación estimulante.

8.       Aclarar la relación entre capacitación y desempeño. Para que las personas comprendan que la formación que están recibiendo es relevante para su trabajo, es importante que se expliquen las conexiones desde el principio, para que no vean  las sesiones de entrenamiento como una pérdida de tiempo. Los colaboradores deben percibir la formación como un importante aporte a su desarrollo profesional. 

9.        Capacitar en forma permanente. No limite el espacio de capacitación únicamente al entrenamiento de nuevos colaboradores. Los planes de capacitación continua permitirán mantener los niveles de desempeño de los colaboradores que lo requieran, y los motivará  a crecer y a mejorar profesionalmente.

10.   Medir los resultados. Sin resultados tangibles, es casi imposible ver la formación como una inversión y no como un gasto.  Determine el indicador de medición que utilizará (crecimiento de producción, ó de ventas, etc.) y que considerará como un resultado razonable de la capacitación impartida. Siempre es más fácil contar con fondos necesarios para  futuros entrenamientos, si se pueden mostrar resultados concretos.