La Clave de los Proyectos Exitosos son las personas

Gestionar  un Proyecto es: aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas además de  organizar y administrar los recursos, para cumplir con los requisitos de ese proyecto.

En el desayuno de trabajo realizado en la Universidad de Belgrano, el día miércoles 5 de junio de 2013, la Lic. Viviana Levy, responsable de Capacitación y Desarrollo de América RH, avanzó sobre los pasos principales a tener en cuenta al momento de iniciar un proyecto.

Al momento de acompañar a otras unidades de la empresa o de plantear proyectos propios; es fundamental que las áreas de Recursos Humanos, dediquen tiempo, conocimientos y recursos para recorrer cada una de las etapas del proyecto con la rigurosidad que el mismo requiere.

Es común en las organizaciones que el planteo de proyectos de innovación, renovación o mejora no llegue a los oídos de Recursos Humanos, hasta que se encuentran con los primeros obstáculos respecto de las personas:

-          “necesitamos más gente urgente”; “no tenemos especialistas en este tema”; “la Gerencia … no cede la gente necesaria para el proyecto”; “tenemos un problema con… no quiere trabajar más en este proyecto; hagan algo”

Los expertos en el tema aseguran que un proyecto se debe articular sobre principios básicos que son el plazo, los costos, el alcance y finalmente la calidad. Por qué entonces se generan tantas dificultades para cubrir estos principios?

Algunas hipótesis que podrían dar respuesta a esta pregunta: las personas que deciden los proyectos de las organizaciones no cuentan con los conocimientos indispensables para tomar estas decisiones, o relativizan la importancia de los requisitos y etapas a seguir para lograr el éxito del proyecto.

En este desayuno, se brindaron instrumentos sobre Gestión de Proyectos, para que los profesionales de Recursos Humanos, tengan conocimiento de este tema, debido a la importancia de su participación directa en cada una de las etapas de los programas de las empresas, ya que las personas son una de las claves del éxito o fracaso de los mismos.

Además se presentaron desarrollos de América RH: el Diagnóstico de Cultura Organizacional, la Evaluación de Gestión y  la Gestión del Cambio, herramientas que permiten apalancar proyectos en las empresas.

http://www.slideshare.net/vivianalevy/slideshelf"

Los Líderes y la Confianza

La casa del Mullah Nasrudin estaba ardiendo, de manera que él subió corriendo al tejado para ponerse a salvo. Y allí estaba, en tan difícil situación, cuando sus amigos se reunieron en la calle extendiendo con sus manos una manta y gritándole:

 - «¡Salta, mullah, salta!»

 - «¡Ni hablar! ¡No pienso hacerlo!», dijo el mullah. «Os conozco de sobra, y sé que, si salto, retiraréis la manta y me dejaréis en ridículo!»

 - «¡No seas estúpido, mullah! ¡Esto no es ninguna broma! ¡Va en serio: salta!»

 - «¡No!», replicó Nasrudin. «¡No confío en ninguno de vosotros! ¡Dejad la manta en el suelo y saltaré!»

Está breve historia, nos habla de la confianza en los demás y la pregunta que nos hacemos es: por qué muchas veces los miembros de una organización no confían en sus líderes?

Podríamos comenzar a exponer definiciones sobre liderazgo y citar a los grandes gurúes del management; pero las respuestas más certeras no las encontraremos en elucidaciones teóricas, sino en la práctica misma de la conducción de personas.

Por qué las personas siguen a un líder? El trabajo de muchos años en organizaciones, nos muestra que hay un requisito indelegable para lograr que las personas sigan a otra y no duden en hacerlo, y este requisito es  LA CONFIANZA

Los empleados, necesitan delegar en alguien la responsabilidad por el cumplimiento de los objetivos de la unidad a la que pertenecen. No es posible que cada persona rinda cuentas ante las autoridades, sobre el trabajo realizado, el cumplimiento de estándares, procesos, tareas, etc.

Entonces el primer lugar al que es llamado un líder, es al de ser el intermediario CONFIABLE de la relación entre los colaboradores y la empresa.

Cuando confía en su líder, la gente está orgullosa de decir que forma parte de la organización, muestra un fuerte espíritu de equipo, considera que sus valores personales se corresponden con los de la Organización, se siente ligada y comprometida con el líder y su empresa.

Por el contrario, la falta de confianza genera que las personas produzcan solo si son vigiladas de cerca, no hablen bien de la organización, consideren la posibilidad de buscar otro empleo y sientan que no son apoyados ni apreciados.

El líder entonces como portador de la CONFIANZA de su gente, deberá tener capacidad: para navegar en la INCERTIDUMBRE y la COMPLEJIDAD, conectarse estrechamente con sus colaboradores, vincular el conocimiento con la generación de sentido (no alcanza con “saber”, debe contagiarlo).

Y además… debe liderar con entusiasmo y  compromiso personal y profesional, porque el líder confiable, rinde cuentas por su propia efectividad y eficiencia, los resultados de los empleados y el trabajo en equipo.

Hay algo que se mantiene a través de las diferentes generaciones que ingresaron al mercado laboral (bummers, generación X ó Y) y es que las personas confían en el líder que:

-          planifica y los involucra activamente en su implementación,

-          Informa claramente a cada uno el valor que tienen los resultados propios y del equipo

-          aplica una metodología transparente para establecer objetivos, evaluar, retroalimentar y rendir cuentas que permita a los empleados saber que están haciendo y cómo,

-          recompensa y reconoce el desempeño sobresaliente y festeja los logros “heroicos”.

-          rinde cuentas frente a su equipo y los directivos de su trabajo.

Ahora si ud. es un líder lo invitamos a pensar: sus colaboradores, le pedirían que sostenga la manta o que la deje en el suelo, antes de tirarse del tejado?

El Presupuesto del Área de Recursos Humanos

Presupuesto para la Gestión de personas: necesidad o responsabilidad

Es usted responsable de un área de Recursos Humanos? De qué manera gestiona su presupuesto? Tiene su área un presupuesto propio?

Estas preguntas surgieron, luego de brindar conferencias dirigidas a profesionales de RRHH quienes comentaron que, a diferencia de otras unidades de su empresa, su área no contaba con presupuesto propio y que el responsable de la misma, no diseñaba ni definía su propio plan presupuestario.

Algunas definiciones preliminares

Entendemos como presupuesto, al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una unidad organizativa durante un período, que por lo general se realiza en forma anual.

El presupuesto permite, en términos de valores económico-financieros, realizar la planificación de recursos necesarios para cumplir determinados objetivos.

Si los objetivos del área de Recursos Humanos, están relacionados con la gestión de personas: reclutamiento y selección, capacitación, reconocimiento, desarrollo de personas, calidad y ambiente laboral, entre otros; resulta absolutamente necesario que cuente con recursos económicos para hacerse cargo de este tipo de responsabilidades.

Si aún no incursionaron en el diseño y definición de su presupuesto, en este artículo, intentamos ayudarlo a embarcarse en este desafío que es a nuestro entender es más que una necesidad; es una responsabilidad de la que los profesionales de Recursos Humanos deben hacerse cargo.

Partiendo del Presupuesto de base cero

Para organizar un primer presupuesto cada ítem incluido debe estar justificada antes de ser incluido, por lo tanto, el proceso comienza con una hoja en blanco.

El presupuesto requiere la recopilación de muchos datos. Desde la perspectiva de Recursos Humanos, algunos de los datos necesarios para crear un nuevo presupuesto son los siguientes (incluyendo servicios internos o brindados por terceros):

• Costos reales incurridos en el año en curso.
• Número de personas a contratar previstas para el próximo año.
• Programas de capacitación/desarrollo resultado de la DNC (detección de necesidades de capacitación).
• Aumentos de costos o proyecciones previstas.
• Nuevos beneficios / programas planificados.
• Otros cambios en las políticas, la estrategia de negocio, ley o regulación que pueden afectar los costos.

Si bien hay muchos rubros que pueden no estar incluidos al elaborar el presupuesto de del área de Recursos Humanos, a continuación brindamos una lista de los más frecuentes sin orden de prioridad.

Reclutamiento y Selección

• Contratación de publicaciones
• Honorarios (valor hora/mes del profesional)
• Contratos de trabajo temporal
• Evaluaciones psicotécnicas
• Evaluación de potencial
• Pre-ocupacional
• Verificación de antecedentes
• Los costos de impresión, formularios de postulación, publicidad en centros de estudio
• Desarrollo web / mantenimiento
• seguimiento de los costos del sistema de selección
• Gestión de Ingresos

Capacitación y Desarrollo

• Programas internos

• Programas externos
• Cuotas de inscripción
• Gastos de viaje
• Costos de exámenes y certificación
• Honorarios de consultoría / sueldo entrenadores
• Materiales de los programas
• Suministros para los asistentes
• Alquiler de equipos/salas

Reconocimiento y Relaciones Laborales

• Programa de Reconocimiento
• Incentivos / Premios
• Administración evaluación de desempeño
• Software de evaluación
• Honorarios asesoramiento legal
• Gastos de recolocación
• Sugerencia premios del programa
• Relaciones laborales (abogados, consultores)
• Gestión de la diversidad

Salud, Seguridad y Protección

• Higiene y seguridad laboral
• Programas para dejar de fumar / salud /obesidad
• Gimnasio
• Seguridad formación / promoción
• Prevención de la stress laboral

Otros

• Planificación estratégica (datos / consultores)
• Encuesta de salarios
• Programas de RSE
• Administración del Sistema de Recursos Humanos
• HR bases de datos de suscripciones / libros
• Intranet diseño y mantenimiento
• Community management

Compensaciones y beneficios (puede presupuestarlo RRHH, pero los costos se distribuyen entre c/u de las áreas de la empresa según corresponda)

• Salarios
• Costos de nómina
• Horas extras
• Compensación e incentivos
• Salud
• Seguro de vida
• Aportes
• Comedor, cafetería
• Gastos Teletrabajo
• Previsión desvinculaciones

Diseñar el presupuesto del área de Recursos Humanos

En principio para diseñar el presupuesto de RRHH, se debe almacenar en forma sistemática la información y datos necesarios en relación a la gestión de personas, para luego definir el plan presupuestal y contar con los fondos necesarios, que permitan apoyar los objetivos de la empresa.

Una vez recopilados los datos y definidos los rubros/apartados que se incluirán en el presupuesto, la tarea es la de relevaren forma conjunta con sus responsables; las necesidades de servicio/atención que requerirán cada una de las unidades de la empresa, en relación a la gestión de personas, para el próximo año.

Si se define que el área es la responsable de la gestión de todos los servicios de Recursos Humanos (propios o tercerizados), entonces corresponderá asignar todo el presupuesto a esta unidad. Si esto no es así, con toda la información relevada, se podrá determinar qué parte del presupuesto corresponde plenamente a Recursos Humanos y cuáles serán los valores que deberán distribuirse, para el registro contable, entre las áreas involucradas.

Clima, Cultura y Compromiso tres aliados de la empresa… y de su gente

Presentación clima cultura compromiso from Viviana Levy

El camino para la productividad: Trabajo Colaborativo

Históricamente las empresas apostaron a la selección de Talentos para cumplir con sus objetivos de negocio. Individualidades con condiciones superlativas, para poder ocupar los puestos críticos y liderar el crecimiento de la organización.

Durante mucho tiempo, en reclutamiento y selección, el acento se puso en encontrar las personas que pudieran llevar adelante las responsabilidades de su puesto, por su mayor conocimiento, experiencia y destreza. Las evaluaciones psicotécnicas apuntaban a detectar las habilidades cognoscitivas, técnicas y actitudinales, para adecuarse a los requerimientos del puesto y de la empresa. En caso de niveles de Supervisión o Gerenciales, también se evaluaban las competencias de gestión y liderazgo.

Sin embargo, los últimos trabajos en organizaciones, nos han demostrado que, cuando la gente integra equipos de proyectos, aportando diferentes visiones, con diferentes lenguajes y estilos de pensamiento; los resultados son muy superiores, se acortan los plazos de resolución y las personas se retroalimentan en términos de conocimiento, experiencia y relacionamiento.

Las empresas que comenzaron a implementar este tipo de experiencias intra e inter áreas, han descubierto los beneficios en términos de inversión y  optimización de respuestas.

Las primeras experiencias exitosas, se desarrollaron en las áreas de Tecnología, en las que los integrantes de los equipos, dominaba alguna de las especializaciones de TI y aportaban su visión y conocimientos, sin los cuales no se podían alcanzar los objetivos del proyecto.

Ya no se trata de fomentar el trabajo en equipo; se trata de comprender verdaderamente qué es lo que cada integrante de un equipo puede aportar al resultado final. Se trata de comprender que la inteligencia colectiva es mucho más que la suma de las inteligencias individuales; implica el compromiso y mentalidad de colaboración de cada uno de los integrantes de los equipos colaborativos.

A diferencia de la Torre de Babel; las distintas lenguas, en lugar de impedir la construcción,  la facilitarán y contribuirán al desarrollo de un conocimiento superior; solo es cuestión de aceptar que otros hablan, piensan y aportan aunque no comprendamos el idioma en que lo hacen. Se trata de confiar en el otro y utilizar las herramientas adecuadas para el entendimiento y la complementariedad superadora en el trabajo.

Hoy te acerco un primer mind map con componentes indispensables para el Trabajo Colaborativo.

Capacitación 2.0

Las herramientas de la web 2.0[1] son muy potentes y útiles y las áreas de Recursos Humanos no pueden estar ajenas a su utilización, ya que optimizan y facilitan el trabajo con y hacia las personas.

En Argentina más del 75% de la población, cuenta con conexión a internet. No es este un dato suficiente para comprender que esta “moda” del 2.0 llegó para quedarse y expandirse?

Al igual que para decidir qué portales o aplicaciones utilizamos para reclutamiento y selección; lo importante, es definir claramente las necesidades de la empresa y, a través de un análisis de su cultura, precisar cuáles son las herramientas 2.0 más adecuadas para capacitar.

Hoy es difícil apostar a la formación presencial en el horario laboral y hacer que los empleados se desplacen desde sus lugares de trabajo para ir a un curso, aún cuando los capacitadores se acerquen a la empresa (contando que ésta tenga salones de capacitación adecuados para brindar sus cursos y que todos sus empleados se encuentran en el mismo país y en el mismo local).

Sin embargo es altamente posible que los equipos cuenten con un tiempo semanal para encontrase (aunque sea virtualmente), a mirar un video y luego reunirse para discutir sus conclusiones, dudas y la relación del mismo con su tarea. Cómo equipo podrán detectar cuáles son sus fortalezas y los puntos a mejorar en su área y de esa manera colaborar para generar un plan de acción para la mejora.

Está claramente demostrado que la capacitación en la que el trabajador es un receptor pasivo de conocimiento, genera muy pocos resultados. Si revisamos la curva del olvido de Ebbinghaus, queda explicado científicamente que aquello que no se “practica” se pierde al poco tiempo.

Es difícil acumular conocimiento útil (son pocas las personas que pueden recordar cosas que probablemente nunca vayan a aplicar). Y aún en el caso que pudiéramos recordar todo lo aprendido en cursos (teóricos o que desarrollan dinámicas participativas o juegos de simulación, etc.), es necesario que luego nuestra mente pueda aplicar los conocimientos apropiados en las situaciones que lo requieren.

Entonces, cuál es la propuesta para desarrollar en forma efectiva y duradera a las personas en la empresa?

1.       Detectar clara y efectivamente las necesidades de desempeño de la empresa,

2.       Determinar el nivel actual de sus colaboradores,

3.       Determinar el Gap entre lo que necesita y lo que realmente tiene,

4.       Definir cuáles de los valores de ese Gap son capacitables,

5.       Quiénes y a qué nivel, requieren formación para reducir el gap diagnosticado,

6.       Definir capacitaciones, metodología y tiempos en los que se piensa lograr los resultados esperados,

7.       Aplicar los aportes de la web 2.0 en cada una de las etapas del proyecto,[2]

8.       Finalmente y una vez puesto en marcha el pequeño o gran plan, evaluar de forma constante los efectos de la formación, que nos permitan corregir el camino a tiempo, para cumplir los objetivos planteados.

En América RH, además implementar desarrollos de entrenamientos y capacitaciones 2.0 a medida de las necesidades de las empresas; colaboramos con los equipos de RR.HH, en la integración de herramientas de la web 2.0, para que éstos puedan brindar a sus clientes internos el valor agregado que ellos merecen.

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[1] El término Web 2.0 está asociado a aplicaciones web que facilitan el compartir información, la interoperabilidad, el diseño centrado en el usuario y la colaboración. Se diferencia de los sitios web donde los usuarios se limitan a la observación pasiva de los contenidos que se ha creado para ellos. 

[2] Google Apps, hotpotatoes, prezi, wiki, youtube, wingu, blogger, survey monkey, facebook, linkedin, etc

Gestión de Recursos Humanos en la Revista Gestión de Personas